経営改善
2022/03/27
アウトソーシングを検討しているものの、さまざまなリスクが懸念されることから一歩を踏み出せずにいる経営者・管理者は多いのではないでしょうか。
アウトソーシングのメリットとデメリットを整理することで、実施すべきかどうかが見えてくるでしょう。
また、アウトソーシングすべき業務としない方がよい業務の理解も深まるはずです。
ここでは、アウトソーシングのメリットとデメリットを紹介するとともに、アウトソーシングのリスクを抑える方法も解説します。
目次
アウトソーシングとは、日本語に直訳すると「外部の資源利用」となります。
つまり、社外の業者が持つ知識や技術を利用して、社内業務を行うことを指します。アウトソーシングの業務範囲はさまざまです。
例えば、製品の企画は自社で行い、製造だけを社外の業者に任せる方法があります。
この場合、製品の企画のクオリティが高ければ、製造によほどの問題がない限り結果が出るでしょう。
反対に、製品の企画を外部の業者に任せて、自社で製造するパターンもあります。
どの業務をどこまでアウトソーシングするのかは、慎重に決めることが大切です。
中小企業がアウトソーシングをする分野は「経理業務」「コールセンター業務」「人事労務関連」「営業関連」があります。
また、近年はクラウドサービスによるネット経由で簡易にアウトソーシングができる環境になりました。
中小企業にとっては、限られた経営資源を有効活用するため、コアな事業に注力するために、その他の業務をアウトソーシングします。
また、人材不足や採用難に対処するために利用するケースもあります。
よって、中小企業にとっては、どの部門をアウトソーシングするかなど、戦略的に利用して企業成長へつなげていく必要があります。
アウトソーシングのメリットとデメリットをまとめています。
企業が行う業務は多岐にわたります。利益を生み出すスピード、利益率、必要な人的コストなども業務ごとに異なります。
より多くの利益を生み出すコア業務に集中したいものの、関連業務が多すぎて集中できないケースは少なくありません。
そのような業務をアウトソーシングすれば、自社の社員はコア業務に集中できます。
利益を効率的に生み出せるようになり、アウトソーシングにかかったコストも早期に還元できる可能性があります。
業務によって関連する法律が異なります。法改正の際は業務の内容やルールも変更することになりますが、アウトソーシングしていれば法改正の対応に追われることはありません。
この場合、アウトソーシング先の業者が法改正に対応します。ただし、アウトソーシング先の業者が法改正にしっかり対応したかどうかは確認が必要です。
アウトソーシングする業務を任せる業者は、その分野において確かな知識と技術、豊富な経験を持つかどうか確認が必要です。
そのような専門家とも言える業者に業務を任せることができれば、安心して他の業務に集中できるでしょう。
例えば、税務処理やマイナンバーの管理などは、一定の知識と技術が求められます。
それでいて、毎回の業務内容が変わらない業務のため、アウトソーシングに向いています。
専門性が高く、頻繁にアップデートされる分野の業務もアウトソーシングに向いています。
そのような業務の経過報告などを確認することで、その中に秘められた専門的なノウハウを習得することも可能です。
例えば、社員研修には知識や技術が必要であり、業者ごとに独自のノウハウを持っています。
そのノウハウを社内で行う研修にも活かすことができれば、アウトソーシングのメリットがより大きくなるでしょう。
アウトソーシングすべき業務とは、自社で行うよりもアウトソーシングした方がコストを抑えられる業務です。
自社で行う場合、教育コストや時間的コストが高くなる業務は、アウトソーシングに向いています。
もし、アウトソーシングした結果、コストが高くなったのであれば、その業務は自社で行った方がよいかもしれません。
ただし、アウトソーシングする目的はコスト削減だけではないため、他の項目もチェックして総合的に判断しましょう。
アウトソーシングのメリットを整理したら、次はデメリットも確認しましょう。アウトソーシングのデメリットは次のとおりです。
アウトソーシングは、社内の業務を外部の業者に委託することです。
そのため、社内情報を提供する必要があります。
どれだけ厳格なセキュリティで情報漏えいを防止していても、アウトソーシング先の業者が同じレベルで管理ができていなければトラブルが起きる恐れがあります。
アウトソーシング先の業者の中には、個人情報保護に細心の注意を払い、徹底した対策を講じている業者もいます。
しかしながら、自社の情報を外部に持ち出す以上は、少なからず情報漏えいのリスクを伴うでしょう。
アウトソーシングが向いているのは、標準化された業務です。
独自ルールへの対応は難しかったり高額なオプション料金がかかったりする場合があります。
その結果、アウトソーシングするよりも自社で行った方がコストを抑えられる場合もあるでしょう。
業務をアウトソーシングすると、納品に至るまでの過程が見えません。
そのため、納品物のクオリティに問題があったとしても、その対処法を自社で策定ができないのです。
また、納品物のクオリティが低くても、契約の内容を履行していたのであれば、アウトソーシング先の業者にクレームを入れることも難しいでしょう。
また、業務を自ら行うことで新たな発見を得るような意外なメリットも失われます。
アウトソーシングしていた業務を自社で行うことになっても、作業工程がブラックボックス化していれば、業者のノウハウを活かすこともできません。
アウトソーシングする業務によっては、品質の見極めが困難です。
その業務を行ったことがない場合、品質の見極めはさらに難しくなるでしょう。
十分なクオリティだと思っていたら一般的には低クオリティだった場合、それまでに支払ったコストが無駄になる恐れもあります。
利益を直接生み出す業務をアウトソーシングする場合、利益に繋がらないリスクを伴います。
例えば、アフィリエイト事業は必ず成功するとは限らないうえに、豊富な知識や技術、経験が必要です。
信頼できると思ってアフィリエイト事業をアウトソーシングしたところ、ほとんど収益を得られずに契約満了を迎えるケースもあります。
アウトソーシングはメリットが大きい手法のため、避けるのではなくデメリットを解消することに注力した方がよいでしょう。
アウトソーシングのデメリットは、次のような方法で解消できます。
業者の知識や技術、経験などを見て、安心して任せられるかどうかを見極めましょう。
業者の評判はもとより、取引先や実績、従業員のSNSでの発言など、さまざまな項目をチェックすることが重要です。
また、完全に信頼するのではなく、まずは短期間の契約に留めて、問題なければ長期契約を締結するとよいでしょう。
アウトソーシング先の業者が別の業者にアウトソーシングするケースがあります。
元請けから下請けまで何社も入ることで、最終的に業務を行う業者に入る利益が少なくなります。
受け取る報酬額が少なければ、それだけ業務の品質も低下してしまうため、発注元が損害を受けることになるのです。
このような事態を防ぐためにも、アウトソーシング先の業者には外注を禁止することが重要です。
契約期間は短めに設定したうえで、契約継続について明確な判断基準を設けましょう。
たとえ結果を出したとしても、それを次の段階でも継続してくれるとは限りません。
長期契約に繋げるために、最初の契約に注力していた可能性もあります。
そのため、契約継続について明確な判断基準を決めるとともに、業者の対応や印象なども項目に加えることが大切です。
例えば、契約を焦らせるような発言をした、業務遂行に影響がある事象が起きたときに報告をしなかった、といったことは業者の信頼に関わる問題です。
どれだけ知識や技術、経験が豊富でも、それを余すところなく発揮してくれないのであれば、その業者に依頼するメリットが失われてしまいます。
契約継続について明確な判断基準を設けて、クオリティの低下による損害を防ぎましょう。
契約を継続したときにかかるコストを確認しましょう。
アウトソーシング先に支払う費用を先行投資と考えるのであれば、なおのことコストについてはシビアに考えなければなりません。
契約継続した結果、予想以上に利益を得られなかった場合、アウトソーシング費用が利益を上回る可能性があります。
契約継続のコストやリスクを踏まえて、継続の可否を判断しましょう。
アウトソーシングを依頼する作業や費用が大きくなった場合は、業務の内製化（グループ化）を検討する必要があるかもしれません。
これは企業戦略にもよりますが、M&Aでグループ化することで、コストを大幅に削減できます。
ただし、M&Aを実行できるだけの豊富な資金力が必要なことに加え、代表者同士の相性などの条件を満たす必要があります。
最初は小さかった事業がアウトソーシングによって大きくなった場合は、費用対効果について確認が必要です。
少量の業務であればアウトソーシングした方が費用対効果が高かったが、業務量が増えると自社で人材を育てて内製化した方が費用対効果が高くなるケースがあります。
アウトソーシングにはメリットとデメリットがあることに加え、向いている業務と向いていない業務があります。
アウトソーシングすべきかどうか慎重に考えるとともに、信頼できる業者に依頼しましょう。
また、アウトソーシングのデメリットやリスクを抑えるために、契約継続について明確な判断基準を設けたり、業者に外注を禁止したりすることも重要です。
今回、ご紹介したアウトソーシングのメリットやデメリットなどを参考に、アウトソーシングすべきかどうか検討してみてください。
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