組織の活性化に必要な取り組みとは？具体的な手法と取り組み事例を紹介

 

 

組織が活性化できていないと、1人の社員が生み出す利益が低下します。人件費よりも収益の方が低い場合、経営が成り立っているとは言えません。反対に、組織が活性化していると、1人の社員が生み出す利益が上がり、経費に対して利益が高くなります。ここでは、組織が活性化しているとはどういう状態なのか、活性化させる方法と取り組み事例をあわせてご紹介します。

 

 

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組織の活性化とは

 

 

組織活性化とは、社員それぞれが会社のビジョンや目標を理解・共感し、会社のために自主的かつ主体的に働いている状態です。

 

 

 

社員全員が主体的に動くとチームワークが乱れるのではないかと思う方もいるでしょう。組織が活性化すると、チームワークが乱れるのではなく、社員同士が協力し合って会社のビジョンや目標を達成できるように動くようになるのです。

 

 

 

組織活性化が注目されている背景には、組織の問題点として部署ごとに分けられた会社では社員同士のコミュニケーションが不足して、相乗効果を得られないことよくあげられます。部門ごとに豊富な知識と高いスキルを持つ人物を揃えれば、企業はある程度の利益を挙げられるでしょう。

 

 

 

しかし、それでは会社全体が活性化しているとは言えません。組織活性化を実現できれば、部署間でのコミュニケーションが活発になり、新たなアイデアが創出されることで相乗効果が生まれることが期待できるのです。

 

 

活性化した組織の特徴4つ

 

 

それでは、活性化した組織の特徴について、詳しくみていきましょう。

 

 

1.経営理念やビジョンが明確かつ共感を得ている

 

 

企業が掲げる経営理念やビジョンが明確でなければ、社員は何を意識して業務を遂行すればいいのかわかりません。組織活性化ができている企業は、経営理念やビジョンが明確で、誰もが理解しやすい内容となっています。

 

 

共感を得るには、以下の条件を満たす必要があります。

 

 

・倫理に反していない

・良識にひねりが加えられている

・誰が読んでも同じ理解になる

 

 

例えば、「自らを犠牲にしてでもお客様を幸せにする」といった理念は、社員の反感を買う可能性があります。「自らを犠牲にするぐらいの気持ちで業務に取り組む」という意味合いでも、社員の幸せをないがしろにしていると捉えられます。

 

 

 

良かれと思って掲げたビジョンや理念が裏目に出る場合もあるため、慎重に考えることが大切です。

 

 

2.社員が自ら考え行動する

 

 

チームリーダーや上司の指示を待たなければ業務を遂行できない社員が多い場合、組織は活性化できません。これは、社員の問題と思われがちですが、指示を待たなければ業務に取り掛かれない風土を作った会社側の問題です。

 

 

 

「自分についてくれば間違いない」、「言われたことだけをやれ」などと指導したり、失敗した社員を頭ごなしに叱りつけたりする社風では、社員は自ら行動できなくなります。

 

 

 

組織の活性化に成功している企業は、社員のモチベーションとパフォーマンスを引き出し、自主的に行動できるような教育体制を敷いています。

 

 

3.モチベーションが高くパフォーマンスに優れている

 

 

組織活性化に成功している企業は、社員のモチベーションが高く、パフォーマンスを常に発揮できています。モチベーションが高い社員は、もっと高い成果を挙げるために自ら工夫します。そして、パフォーマンスを発揮できていることで高い目標も達成できて、さらにモチベーションが上がるのです。

 

 

 

社員のモチベーションを上げることを目的に毎日朝礼をしたり、会議に何時間もかけたりしている企業もいるでしょう。これらは、社員に負担をかけることでモチベーションとパフォーマンスを低下させる行為です。

 

 

 

社員がのびのびと働けて、パフォーマンスを発揮しやすい環境を作りましょう。

 

 

4.社内のコミュニケーションが活発

 

 

組織が活性化されると、社員同士が積極的にコミュニケーションをとるようになります。部署間でのコミュニケーションが増えると、新たなアイデアの創出も期待できます。結果的に企業の売上アップに繋がるのです。

 

 

 

また、社員同士のコミュニケーションが活発だと、悩み事や不安なことを相談しやすくなります。その結果、悩みを抱え込む社員が減って、離職率が低下します。

 

 

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組織活性化のメリット

 

 

組織活性化には、どのようなメリットがあるのか詳しくみていきましょう。

 

 

効率的な企業成長が期待できる

 

 

組織活性化によって従業員の成長率が大きく上がることで、企業成長の効率が上がります。企業を成長させるには、優秀な人材を雇用したり新たなビジネスモデルを構築したりする必要があります。しかし、人材の流出リスクや新事業の立ち上げリスクからは逃れられません。

 

 

 

人材が流出すれば企業成長が停滞します。社員全員が自主的かつ主体的に会社のために業務を遂行している状態になれば、人材が流出しても残った社員がカバーしてくれます。このように、組織活性化によって効率的な企業成長が期待できるのです。

 

 

離職率が低下する

 

 

組織活性化によって、社員が会社のビジョンや目標に理解・共感できれば離職率の低下が期待できます。退職理由は、次のようにさまざまです。

 

 

・業務内容に対する待遇が悪い

・パワハラやセクハラ

・コンプライアンス違反

・会社の業務内容への不信感

・上司との相性が悪い

・人間関係の問題

 

 

組織活性化できている場合、上記のような問題が起こる可能性は低いです。反対に、上記のような問題があれば、組織活性化は実現できません。つまり、組織活性化を目指すことで、結果的に離職理由となる事象を未然に防げるのです。

 

 

 

また、組織活性化できていれば、上記のような問題が起きても社員が自ら対処できるようになります。当然ながら会社側のサポートは必要ですが、離職率が大きく上がるような事態には陥りにくいでしょう。

 

 

組織を活性化する6つの方法

 

 

それでは、組織を活性化するには、どのような取り組みが必要なのか詳しくみていきましょう。

 

 

仕事の目的や将来性を理解してもらう

 

 

会社の経営方針や目標、そしてその目標を立てた理由などを詳しく理解してもらうことが重要です。そうすれば、社員それぞれが自分の存在理由を見出せます。自分が会社にどのように貢献しているのかがわからないと、やるべき業務が見えてこないばかりかモチベーションが低下するでしょう。

 

 

働きやすい職場環境を整える

 

 

ITツールの導入や残業時間の削減、福利厚生の充実化などを通じて、働きやすい職場環境に整えることが大切です。また、自分の席を持たないフリーアドレス制、社内外で自由に働く時間と場所を選択できるABWなど、働き方改革に関連する新しい取り組みを始めるのもよいでしょう。

 

 

無駄な業務を減らす

 

 

無駄な会議、余計な承認フローなどは、どの会社にも1つはあるのではないでしょうか。

 

 

 

無駄な業務が多いほどに通常業務に支障をきたし、モチベーションを維持できなくなります。また、社員が1日にパフォーマンスを最大限に発揮できる時間は限られています。

 

 

 

承認作業、申請作業などはパフォーマンスとあまり関係がありません。そのような作業に心身を削ってしまえば、顧客との商談やアポ取りなど重要な業務でパフォーマンスを発揮できなくなります。

 

 

 

パフォーマンスを発揮したくても発揮できない環境では、社員は会社に対して不満を抱いてしまいます。会社のすべての業務を見直して、無駄を徹底的に省くことが大切です。

 

 

1つの業務に複数の担当者をつける

 

 

1つの業務に複数の担当者をつけることで、業務の属人化を防げます。1人の社員にしか行えない業務は、その社員が対処すると破綻します。そうなれば、緊急で割り当てられた他の社員に負担がかかり、モチベーションが低下してしまいます。

 

 

 

また、1人の社員に大きな裁量を持たせると、気づかない範囲で業務の手を抜いてしまう可能性があります。1つの業務に複数の担当者をつけることで、社員が退職しても業務が破綻しないうえに、お互いに監視し合えるようにしましょう。

 

 

 

また、お互いにアイデアを出し合うことで業務効率を高められる場合もあるのです。

 

 

適度に懇親会を開催する

 

 

従業員同士のコミュニケーションを活性化させるために、適度に懇親会を開催することが大切です。業務上での付き合いしかない場合、なかなかコミュニケーションが活性化しません。懇親会でお互いのプライベートのことも話せる関係になれば、業務におけるコミュニケーションが活性化するでしょう。

 

 

 

飲み会だけではなく、ランダムな組み合わせでランチをしたり、スポーツ大会を開催したりと、会社の状況や社員の性質に合わせて方法を変えてみてください。

 

 

業務効率化ツールを適切に導入する

 

 

SFA（営業支援システム）やCRM（顧客管理システム）など、業務効率化を促すツールを適切に導入しましょう。例えば、SFAは顧客ごとに商談フェーズを記録したり、購入商品やサービス、感想、購入の経緯などの情報を保存したりできます。

 

 

 

紙やExcelで保管するよりも簡単で、他の社員とも情報を手軽に共有できるため、業務効率が格段に上がります。ただし、便利なシステムをやみくもに導入すると、返って社員の負担が増加してしまいます。準備期間を設けて少しずつ運用を進めていくことが大切です。

 

 

組織活性化の取り組み事例

 

 

組織活性化の取り組み方法は、企業によって異なります。自社に合った方法を取り入れることで、組織活性化の成功率が上がるでしょう。それでは、組織活性化の取り組み事例を3つ紹介しますので、自社に当てはめて考えてみてください。

 

 

カルビー株式会社のフリーアドレス制度の導入

 

 

カルビー株式会社では、自分の固定席を持たないフリーアドレス制を採用しています。1人で集中作業ができる「ソロ席」、一切の接触を断つ「集中席」、他の社員とコミュニケーションをとれる「コミュニケーション席」などから、その日の業務内容に応じて席を自由に選べます。

 

 

 

また、役員もフリーアドレス制のため、社員の気持ちがわかります。フリーアドレス制における問題点が生じても、速やかに仕組みを調整できます。

 

 

株式会社サイバーエージェントの若手育成支援「YMCA」の導入

 

 

株式会社サイバーエージェントは、設立から20年出社員5,000人、有期雇用の社員を含め約1万人が在籍する大企業へ成長しました。現在、抱えている課題が「1人の社員の活躍を全社で認知できにくくなること」や「20代特有の熱量を維持し続けること」です。

 

 

 

そこで、「YMCA（ヤングマンサイバーエージェントの略）」という20代社員の能力を引き上げることを目的とした組織を目指しています。次世代幹部候補「YM18」の選出、クリエイターによる作品発表など、それぞれの事業部で活躍する20代の社員にスポットを当てることで、熱量を維持しようと試みているのです。

 

 

 

未来の会社を担うのは、今の20代社員であるとの見方を貫き、毎年継続的に20代社員にスポットを当てる取り組みを行っています。

 

 

株式会社カヤックの「ぜんいん社長合宿」の導入

 

 

株式会社カヤックは、年2回の頻度で社員全員が社長になったつもりで合宿をする「ぜんいん社長合宿」を行っています。チームに分かれてテーマに沿ったアイデアを考えてプレゼンをします。

 

 

 

「ぜんいん社長合宿」は、「社員が自主的かつ主体的に会社の目標やビジョンの達成に向かって業務を遂行できる」という組織活性化の条件を体感できる取り組みです。社員が実際に自主的かつ主体的に行動することで、仕事の楽しさ、自ら行動することに対する充実感などを得られ、組織活性化へと繋がっていきます。

 

 

まとめ

 

 

組織の活性化には、社員が働きやすい環境や無駄な負担がかからない仕組みづくりが必要です。全員が自主的かつ主体的に行動するように言葉で促すだけでは、組織の活性化は実現できません。まずは、会社の目標やビジョンを社員に理解してもらうことから始めましょう。