財務戦略
2022/09/07
経理業務に大きな時間的コストがかかっている場合は、業務の効率化を目指してはいかがでしょうか。
経理業務を効率化できれば、人的コストの削減や生産性の向上などのメリットを得られます。
さまざまな業務効率化の方法の中から自社に適した方法を取り入れましょう。
ここでは、経理業務の効率化の方法や手順、注意点などについて詳しく解説します。
経理業務は少しの工夫で効率化できます。
システムの入れ替えや人員の異動などは必要ありません。中には今日から始められる業務効率化の方法もあります。
経理業務の時間的コストを削減するともに従業員の生産性を高めたい場合は経理業務を効率化しましょう。
目次
経理業務の効率化の方法を誤ると、かえって業務効率が低下する恐れがあります。
次の注意点を押さえて業務効率化に取り組みましょう。
経理業務を効率化するうえでやってしまいがちなのが、多機能で使いこなすことが難しいツール・ソフトを導入することです。
このようなツール・ソフトは料金も高い傾向にあるため、もとを取らなければならないと感じ、従業員へ操作方法の多くの知識を身につけるように指示することもあるでしょう。
そうなれば、使いこなせなくて業務効率が低下するばかりか従業員のモチベーションも低下します。
ツール・ソフトは使いこなせて初めてメリットを得られるため、必要な機能を厳選することが大切です。
最低限の機能で良い場合はExcelを使用する方法があります。
また、GoogleスプレッドシートはExcelと同等の機能を利用できるうえにクラウド上で共有できます。
インターネット環境下では自動保存されるため、PCがフリーズして作業内容が消える心配もありません。
経理業務に必要なデータが社内の至るところに点在している場合、必要なデータを入手するのに時間がかかります。
経理業務に使用するデータはなるべく一箇所にまとめましょう。
Googleドライブのようなオンラインストレージサービスを利用すれば、社外からでもデータにアクセスできます。
経理業務の効率化の方法を取り入れたら、そのノウハウを社内で共有しましょう。
1人だけが効率化できても、経理部全体の効率化には繋がりません。その人物が退職すると業務効率がさらに低下する恐れもあります。
このような属人化のリスクを解消するためにも社内でノウハウを共有しましょう。
経理業務を効率化する際の注意点を踏まえたうえで、正しい効率化の方法について詳しく見ていきましょう。
会計ソフトはExcelで関数を組む必要がある作業を関数なしで利用できます。
操作方法がわかりやすい会計ソフトを導入すれば、短期間で業務効率化を実現できるでしょう。
会計ソフトはインターネット経由でダウンロードしてインストールするだけで利用を始められます。
会計ソフトを選ぶ際は、機能や料金、使いやすさなどに注目してください。
どれだけ多機能でも使いこなせなければメリットは得られません。
また、経理担当者の負担になるようなわかりづらい操作性のものも業務効率の低下に繋がります。
トライアル期間がある会計ソフトであれば、自社に適しているかどうか判断してから導入できます。
現金による経費精算には、領収書の回収や用途・金額の確認、清算といった複数の工程があります。
社員数が多い会社の場合、現金の経費精算が経理業務圧迫しがちです。
スマホから経費精算を申請できるアプリを使用すれば、経費精算業務を大きく削減できるでしょう。
どうしても現金精算を利用するのであれば、部署単位、日にち単位で提出してもらうと確認の作業を効率化できます。
経理担当者は、請求書や見積書など、さまざまな書類を取り扱います。
部署ごとに独自のフォーマットを使用している場合、必要な情報を速やかに確認することができません。
社内でフォーマットを統一するだけでも、業務効率が大きく上がるでしょう。
経理業務は定型化しやすいうえに、利益を直接生む業務ではありません。
そのため、経理の知識やスキルに優れた企業へアウトソーシングするのも1つの方法です。経理担当者をコア業務へと異動すれば、企業の成長を加速できる可能性もあります。
また、経理のアウトソーシングの会社は、法改正にも対応しています。
自社で経理を行う場合、法改正の度にマニュアルを改編したりフォーマットを変更したりする必要があるため、繁忙期に重なると大きな負担になるでしょう。
経理業務を効率化する際は、正しい手順で行う必要があります。
経理業務の効率化の方法や進め方を誤ると、かえって業務効率が低下や経理担当の退職するリスクがあります。
経営者として経理の効率化が重要なのは理解できているが、現場が「変化」を受け入れないといくら機能性の高いツールを導入しても全く効率化につながりません。
経理業務の効率化でもっとも重要な要素は、現場に経理業務の効率化を理解してもらう作業です。
この業務をトップダウンで押し付けた結果、多くの費用を投資したにも関わらず、全く効率化に繋がらなかった事例は多くあります。
まずは、経営者のトップとして現在の問題点を従業員に認識させ、理解を得た上で、変化を受け入れてもらうことが重要です。
その上で、下記の流れで効率化を進めていきましょう。
まずは、経理業務の全貌を明らかにするために、工数と各工程で行っている内容を整理しましょう。
業務をリストアップすることで、経理業務の課題が見えてきます。よくある課題は次のとおりです。
課題をリストアップしたら、次の手順へ進めます。
経理業務の中で不要な業務や効率化の余地がある業務をピックアップします。
その際は、ECRSの原則に則ることをおすすめします。ECRSの原則とは、次の4つの観点から業務を整理し、効率化を検討するフレームワークです。
これら4つの観点から業務を整理することで、短時間でより多くの結果を出せるようになります。
効率化の余地がある作業をピックアップしたら、具体的な効率化の方法を検討しましょう。
その際は、次のポイントを押さえることが大切です。
一気に効率化を進めたいところですが、かえって負担が増える恐れがあるため、少しずつ進めることがポイントです。
会計ソフトをはじめとしたツール・ソフトを導入する場合は、自社に最適なものを選択しましょう。
予算はもちろん、必要な機能や使いやすさなどにも注目が必要です。例えば、会計ソフトには次のような基本的な機能が搭載されています。
そのほか、明細データの自動取得、仕訳の自動化、レポートの自動作成といった＋αの機能を搭載した会計ソフトもあります。
経理業務を効率化する際は、そのメリットを認識したうえで進めることが大切です。
経理業務の効率化には、次のメリットがあります。
経理業務を効率化すると、従業員の負担が減ります。
その結果、ミスが起こりにくくなることが期待できます。煩雑な作業が多いと、どうしても体力と精神力を大きく消耗し、パフォーマンスが低下するでしょう。
法律に基づいた休憩時間を確保していても、元のパフォーマンスに完全に戻ることはありません。
経理業務を効率化し、経理担当者の負担を軽くすることがミスを減らすための第一歩です。
経理担当者の負担が軽くなると、従業員満足度が向上する可能性があります。
単に経理業務が楽になったり疲れにくくなったりするだけではなく、負担軽減のための施策を導入した会社に好感を持つことで、従業員満足度が向上するのです。
従業員満足度が向上すると、離職率の低下に繋がる可能性もあるため、積極的に施策を打ちたいところでしょう。
経理業務を効率化できれば、生産性が向上します。
1時間でこなせる業務量が増えることで残業が減り、人件費を削減できます。
特に、複数の経理担当者がいる場合は、それだけ人件費の削減効果が高くなるでしょう。
人件費が下がれば、経理業務を効率化するツールを追加で導入できるようになるという良い連鎖が生まれる場合もあります。
経理業務は会社のお金を管理する重要な業務です。
だからこそ、昔ながらのアナログな方法をやめられずにいる企業は多いのではないでしょうか。
現代では経理業務を効率化するためのツールやソフト会計ソフトの導入をはじめとした効率化の方法を参考に、自社に最適な方法を取り入れてみてください。
この記事を読まれた方は、下記の記事もおススメです。
2021/03/22
2022/05/23
2021/05/29
2022/04/20
2021/12/24
2021/01/24
ご相談は無料です。お気軽にお声かけください。
Copyright© 2021 MAIN.co.ltd. All Rights Reserved.
