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業務効率化とは?メリット・進め方・役立つツール・注意点を徹底解説

2022/04/20

業務効率化とは



業務効率化とは、その名のとおり業務効率を向上させるために、業務の無駄やムラなどをなくし、効率的に業務ができる環境を整えることです。


しかし、生産性の向上との違いがわからない、何から始めればよいかわからないなどの悩みを抱え、業務効率化ができずにいる企業は多いのではないでしょうか。


そこで今回は、業務効率化の定義や生産性の向上との違い、メリット、進め方、利用したいツール、注意点などについて詳しく解説します。


 

 

 

業務効率化とは


業務効率化とは



業務効率化とは、業務を進めるうえで発生する不要な業務を取り除き、効率的に業務を遂行できる環境を作ること
です。


なお、無駄を省くだけではなく、無理・ムラを取り除くことも業務効率化の一環です。


能力に見合わない業務、特定の人に大きな負担がかかる業務は、業務効率の低下を招きます。


業務の無駄・無理・ムラの全てを取り除くことができれば、業務効率が大きく向上するでしょう。


生産性の向上との違い



業務効率化と生産性の向上は混同されがちです。深く関係しているものの、同義ではありません。


生産性向上とは、従業員1人あたりが生み出す利益を増やすことです。


例えば、1時間に3万円の利益を生み出せる場合において、1時間に4万円を生み出せるようになれば、それは生産性が向上したと言えます。


なお、業務効率化は結果的に生産性の向上に繋がる場合があります。


業務の無駄を省くことで、利益に直結する行動をより多くとれるようになれば、1時間で生み出せる利益が増えるでしょう。


生産性の向上を目指すのであれば、業務効率化を進めることが大切です。


業務効率化の目的



業務効率化が全国的に推進されている背景には、少子高齢化による労働人口の低下があります。


従業員が不足すれば、従業員1人あたりの業務効率を高め、生産性を向上させるしかありません。


また、働き方改革も国を挙げて推進されていることも関係しています。


働き方改革では、多様な働き方への対応が求められており、新型コロナウイルスの感染拡大を機に、テレワークが急速に普及しました。


このような時代においては、業務効率化の重要性がより強くなります。


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業務効率化のメリット


業務効率化のメリット


業務効率化を推進する際は、メリットを把握し、目的意識を持って取り組むことが重要です。


業務時間の短縮、新規事業への参入のリソース確保など、さまざまなメリットがあります。


業務効率化のメリットについて、詳しく見ていきましょう。


業務時間の短縮による経費削減



業務の無駄を省き、効率化に成功すれば、業務時間を短縮できる可能性があります。


例えば、6時間かかっていた業務を4時間で終わることができれば、2時間の余裕が生まれます。


定時まで別の業務を行うにしても、本来であれば時間外労働が必要であったところ、定時で追われるようになるでしょう。


このように、業務時間の短縮による経費削減が期待できます。


従業員満足度・定着率の向上



業務効率化は、従業員の負担軽減に繋がります。


無駄な業務を行うと、従業員のモチベーションが低下する場合があります。


一方、時間を有意義に使って効率的に業務を遂行できれば、モチベーションアップが期待できるでしょう。


また、やりがいを見いだしやすくなり、会社の定着率の向上も期待できます。


新規事業への参入のリソースの確保



新規事業に参入したいものの、人的リソースを確保できず、思うように進められない場合があります。


だからといって新規事業に参入するために人員を確保すると、人件費が大きくなってしまい、経営リスクが増加します。


そこで、業務効率化を推進すれば、人的リソースが増加し、経営リスクを抑えつつ新規事業に参入できるようになるのです。


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業務効率化の進め方


業務効率化の進め方


業務効率化を進める際は、いきなり効率化のツールやノウハウを導入するのではなく、対象を決めることから始めなければなりません。


1つでも手順を誤ると、業務効率化は実現できないため、各ステップを確実に押さえてください。


業務効率化の進め方について詳しく見ていきましょう。


1.業務フローの改善点をピックアップ



業務フローを可視化して、仕事の流れを把握しましょう。


その中で改善の余地がある部分をピックアップします。


プロセスマップを作るとともに、現場調査で業務フローの実態を把握しましょう。


経営層が認識している業務フローとは異なるフローで進めているケースがあります。


2.効率化できる業務を厳選



業務フローの中で効率化できる業務を厳選します。


全体的な改善を同時に進めると、業務効率化の開始時に従業員に大きな負担がかかります。


また、効果検証も難しくなるため、少しずつ業務効率化を進めていくことが重要です。


効率化の余地がある業務は次のとおりです。


  • やり直しが生じることが多い目
  • 業務にかかる時間に個人差が大きい
  • 複数のポジションの人物とやり取りが必要



上記のような業務を見直すことで業務の無駄を省けます。


また、かかる時間が短くなっているのに同じ結果、あるいはより良い結果になります。


3.業務効率化の方法の決定



業務効率化の方法は、業務内容によって異なります。


次のような種類があるので、どの方法が合っているか検討しましょう。


名称 方法
Eliminate(排除)  不要な工程、形骸化したルールなどの廃止
Combine(結合・分離)  似た業務の統合、過剰な分業の廃止
Rearrange(交換) 業務プロセスの順番の入れ替え、担当部署・人員の入れ替え
Simplify(簡素化) 作業手順の単純化、マニュアル化



上記、いずれの場合も、その方法で本当に業務効率化を実現できるのかを考える必要があります。


例えば、必要な工程を見極めずにEliminate(排除)すると、業務に大きな支障をきたします。


不要な業務を見極めて、Eliminate(排除)して初めて業務効率化できるのです。


4.信頼できる業者のサポートを受ける



経営コンサルタントを初めとした業者のサポートを受けるのも1つの方法です。


コンサルティングを受ける他にも、セミナーで情報収集、Webリサーチ、メルマガ登録など、さまざまな方法があります。


いずれの場合も、信頼できる業者が提供している情報・コンサルティングのみ利用することが重要です。


5.業務効率化の開始



業務効率化を実際に始めます。


業務効率化の具体的な方法、メリット、注意点などを関係社に共有しましょう。


業務効率化が業務となり、本来の業務に支障をきたさないように注意が必要です。


6.効果の検証と改善策の実行



業務効率化を実施してしばらく経過したら、効果を検証しましょう。


業務効率が向上したか、業務に支障をきたしていないか、従業員から不満の声はないかなどを確認します。


効果が出ていない場合は、別の方法を試してみるか、業務効率化の対象を変更しましょう。


このように、効果の検証と改善策の実行を繰り返すことで、より良い業務効率化を実現できます。


業務効率化の具体例



業務効率化の方法は、対象となる業務によって異なります。


さまざまなツールを導入したり外注化したりするだけでも、業務効率が格段に向上する場合があります。


業務効率化の具体例について詳しく見ていきましょう。


業務効率化ツールの導入



業務効率化ツールを導入することで、業務効率が格段に向上する場合があります。


反対に、合わないツールを導入すると業務効率が低下します。


そのため、業務効率化ツールをやみくもに導入するのではなく、業務内容や従業員との相性などを踏まえ、ツールを選定することが重要です。


業務マニュアルの見直し



業務マニュアルは、どのような人でも同じ水準で業務をできるようにするためのルールブックです。


業務マニュアルの内容がわかりづらい、スキルや知識の影響を受ける場合は、見直した方がよいでしょう。


業務マニュアルを見直した後は、社内に浸透させる必要があります。


業務マニュアルの変更箇所を明示し、業務に反映できているか定期的に検証しましょう。


会議の必要性や時間の見直し



会議時間が長すぎる、そもそも不要な会議をしている、ビデオ会議で十分なところ会議室に集まって行っている、このような問題は業務効率の低下を招きます。


会議の必要性、時間、場所を見直しましょう。


外注化の検討



単純業務や専門スキルが求められる業務は、外注化を検討しましょう。


専門スキルが求められる業務は、従業員にスキル習得を促すよりも外注した方が効率的です。


ただし、外注化すべきではない業務もあるため、対象業務を慎重に見極めてください。


MEMO
人件費の削減やリストラは注意が必要です。


経費としては大きい項目ですので、手を付けやすい項目ではありますが、無理な削減で逆に業績が悪化するリスクもあります。


その他にも想定外の従業員が退職することになり、逆に人手が足りなくなるなど、当初想定していた通りに進むことは少ないです。


>>組織の活性化に必要な取り組みとは?具体的な手法と取り組み事例を紹介



業務効率化に役立つツール



業務効率化ツールを導入する場合、どのようなツールを選ぶべきか迷う方が多いでしょう。


無料のもの、有料のもの(年額制・月額制・購入型)、導入に専門知識が必要かどうかなど、さまざまな種類があります。


業務効率化を目的とするのであれば、次のようなツールを導入しましょう。


オンラインストレージサービス



オンラインストレージサービスとは、オンライン上にファイルを保管するサービスです。


ログインIDとパスワードを従業員に共有し、デバイスや場所を問わずにファイルを閲覧できます。


ファイルをメールに添付して送信したり、印刷して渡したりする必要がなくなります。


代表的なオンラインストレージサービスは次のとおりです。


  • GoogleDrive
  • Dropbox
  • OneDrive
  • SugarSync
  • Fileforce


顧客管理・営業支援ツール



顧客管理ツールとは、顧客の名前や住所、購入したサービスなどの情報を一元管理するツールです。


クラウド上でリアルタイム編集ができるため、紙で管理するよりも効率的です。


また、営業支援ツールと連携することで、そのメリットを引き出せます。


営業支援ツールは、顧客との商談フェーズ、顧客情報の一元管理、キャンペーンの自動配信などができるツールです。


顧客管理と営業支援を行える代表的なツールは、Salesforceです。


プロジェクト・タスク管理ツール



プロジェクト・タスク管理ツールとは、プロジェクトの進捗やスケジュール、課題などの管理ができるツールです。


カレンダーやチャットなど、さまざまなツールを用いて行っていたプロジェクト・タスク管理を1つのツールで行えるようになります。


代表的なプロジェクト・タスク管理ツールは次のとおりです。


  • Notion
  • jooto
  • Trello


チャットツール



チャットツールは、リアルタイムでメッセージのやり取りができるツールです。


ファイルも保存できるため、オフライン上のファイルが紛失したときのためのバックアップツールとしても活用可能です。


部屋やチャンネルをプロジェクトや部署単位で作成できるため、必要な人と素早くチャットを開始できます。代表的なチャットツールは次のとおりです。


  • Chatwork
  • slack
  • LINE WORKS
  • Microsoft Teams
  • workplace

 

オンライン契約サービス



オンライン契約サービスは電子契約サービスともいい、オンライン上で契約書を締結できるものです。


契約書の郵送、返送、署名、捺印などの手間を削減できます。主なオンライン契約サービスは次のとおりです。

  • クラウドサイン
  • BtoBプラットフォーム契約書
  • 電子印鑑GMOサイン



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業務効率化を進める際の注意点



業務効率化の進め方を誤ると、業務効率がかえって低下する場合があります。


適切なフローで業務効率化を進めるのはもちろん、業務効率化を目的にしない、目的意識を統一する、コストを意識するなど、さまざまな注意点を守ることが大切です。


業務効率化を進める際の注意点について、詳しく見ていきましょう。


業務効率化そのものを目的にしてはいけない



業務効率化の目的は、生産性の向上による利益率アップ、新規事業への参入のリソース確保などです。


業務効率化そのものを目的にすると、業務効率化ツールの導入にリソースを取られたり、現場に負担がかかったりします。


常に目的意識を持って、業務効率化を進めていく必要があります。


個別面談で目的意識を統一する必要がある



業務効率化を推進する旨を伝えただけでは、従業員の協力を得ることは難しいでしょう。


個別面談で業務効率化の目的意識を伝え、全体で統一させる必要があります。


1人1人が目的意識を持ち、業務効率化を進めることで成果が出やすくなります。


業務効率化ツールのコストに注意



業務効率化ツールを導入する際は、コストに注意しましょう。


月額料金が高いツールはランニングコストがかさみます。


無料、あるいは定額で優秀なツールは多く登場しているので、有料ツールが必要かどうか十分な検討が必要です。


まとめ



業務効率化は、生産性の向上に繋がります。


そして、生産性の向上は企業の利益率アップ、従業員の定着率アップなどに繋がります。


そのため、経営状況を改善したいときは、業務効率化に取り組むことが大切です。


ただし、効率化できる業務を慎重に見極めて、適切な方法で進めていく必要があります。


今回、紹介した業務効率化の進め方、ツール、注意点などを参考に、業務効率化に挑戦してみてはいかがでしょうか。

 


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